Manajemen dan Informasi (Sistem Informasi Manajemen)

            PROSES MANAJEMEN

Secara operasional dapat didefinisikan bahwa manajemen adalah proses mengkoordinasikan, mengintegrasikan, menyederhanakan, dan mensinkronisasikan (coordination, integration, simplification, synchronization/CISS) sumber daya manusia, material, dan metode (men, materials, methods/3M) dengan mengaplikasikan fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, penggiatan, pengawasan, dan lain-lain agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif.

FUNGSI MANAJEMEN

Fungsi manajemen memang banyak macamnya dan selalu berkembang maju, baik dalam bentuk penambahan maupun pengurangan sesuai dengan perkembangan teori organisasi dari waktu ke waktu, dan disesuaikan dengan kebutuhan organisasi padfa kurun waktu bersangkutan. Dewasa ini juga disebut-sebut oleh para dosen di ruang kuliah mengenai fungsi-fungsi manajemen baru yang umumnya lebih berorientasi pada pendekatan hubungan antarmanusia seperti fungsi-fungsi manajemen baru yang umumnya lebih berorientasi pada pendekatan hubungan antarmanusia seperti fungsi-fungsi manajemen bimbingan (guiding), penyuluhan (counseling), konsultasi (consulting), pelayanan (servicing), koreksi (correcting), penilaian (evaluation), dan sebagainya.

Pada umumnya perkiraan jumlah persentase pekerjaan informasi yang ada pada tiap kegiatan fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut:

- Perencanaan           30%

- Pengorganisasian    15%

- Penyusunan Staf      25%

- Pengarahan               5%

- Pengawasan            80%

Beberapa fungsi manajemen pokok kita perjelas secara ringkas berikut ini:

1.      Perencanaan (planning) adalah fungsi manajemen yang berkaitan dengan penyusunan tujuan dan menjabarkannya dalam bentuk perencanaan untuk mencapai tujuan tersebut.

2.      Pengorganisasian (organizing) adalah fungsi manajemen yang berkaitan dengan pengelompokkan personel dan tugasnya untuk menjalankan pekerjaan sesuai tugas dan misinya.

3.      Pengaturan personel (staffing) adalah fungsi manajemen yang berkaitan dengan kegiatan bimbingan dan pengaturan kerja personel unit masing-masing manajemen sampai pada kegiatan seperti seleksi, penempatan, pelatihan, pengembangan, dan kompensasi, sebagai bagian dari bantuan unit pada unit personalia organisasi dalam pengembangan sumber daya manusia (SDM).

4.      Pengarahan (directing) adalah fungsi manajemen yang berkaitan dengan kegiatan melakukan pengarahan-pengarahan, tugas-tugas, dan instruksi.

5.      Pengawasan (controlling) adalah kegiatan manajemen yang berkaitan dengan pemeriksaan untuk menentukan apakah pelaksanaannya sudah dikerjakan sesuai dengan perencanaan, sudah sampai sejauh mana kemajuan yang dicapai, dan perencanaan yang belum mencapai kemajuan, serta melakukan koreksi bagi pelaksanaan yang belum terselesaikan sesuai rencana.

TINGKAT MANAJEMEN

Dalam organisasi terdapat tingkatan-tingkatan manajemen, sebagai ukuran tinggi rendahnya tingkat kelompok pimpinannya. Karena organisasi terbagi dalam unit-unit kerja, maka tingkatan tersebut merupakan juga tingkat unit kerja. Tingkat tersebut umumnya terdiri dari tingkat manajemen lini atas (top management), manajemen lini tengah (middle management), dan manajemen lini bawah (lower management).

Sebenarnya pengelompokkan manajemen menjadi tiga tingkatan merupakan penyederhanaan yang berlebihan karena secara ilmiah pekerjaan pada tingkat yang sama sangat berbeda, dan sebenarnya tidak ada garis batas tertentu yang memisahkan lini puncak dengan lini tengah dan lini tengah dengan lini bawah atau manajemen operasional.

Pada dasar organisasi adalah pelaksana (operators), yaitu orang-orang yang mengerjakan pekerjaan dasar memproduksi produk dan memeberikan pelayanan, yang disebut kelompok pelaksana (operating core). Dengan berkembangnya organisasi dengan divisi-divisi pekerja pelaksana yang lebih kompleks, maka keperluan akan supervise langsung meningkat, dalam bentuk manajer yang disebut manajemen puncak strategis (strategic apex).

Manajemen menpunyai dua arti, yaitu sebagai proses kegiatan dan pimpinan. Tingkat manajemen terdiri dari tiga tingkat, yaitu : (1) Manajemen Lini Puncak, (2) Manajemen Lini Tengah, dan (3) Manajemen Lini Bawah. 

1.      Manajemen Lini Atas

·         Perencanaan dan kegiatan konseptual

·         Masa depan organisasi

·         Koordinasi keseluruhan organisasi

·         Relasi komunitas

·         Hubungan dengan komunitas bisnis.

2.      Manajemen Lini Tengah

·         Kinerja manajemen

·         Pengawasan

·         Personalia dan pelatihan.

3.      Manajemen Lini Bawah

·         Supervisi pekerja

·         Keterampilan teknis

·         Supervisi pekerjaan

·         Supervisi jadwal dan batas waktu

·         Pengawasan biaya dan kualitas.

Disamping fungsi manajemen utama yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan pengarahan. Fungsi-fungsi manajemen lainnya akan menjadi patokan bagi pekerjaan penyiapan data dan informasi oleh sistem informasi pada masing-masing unti kerja dalam organisasi.

Dalam rangka melaksanakan lima fungsi utama manajemen, manajer memegang berbagai peran. Peran adalah rangkaian perilaku yang diharapkan. Pertama, manajer melakukan sejumlah kegiatan antarpersonal sesuai dengan posisinya pada hierarki manajerial. Kedua, komunikasi yang mengalir dari dan kepada manajer membuat manajer perlu mengolah informasi. Ketiga, pada kenyataannya seorang manajer adalah komunikator dari keputusan yang harus dibuat, dimana manajer merupakan kunci pembuatan keputusan dalam organisasi.

KEMAMPUAN MANAJERIAL

Keterampilan manajemen adalah kemempuan mengguunakan pengetahuan, perilaku, dan bakat dalam melaksanakan tugas. Keterampilan dapat dipelajari dan dikembangkan melalui pengalaman, pelatihan, dan praktek.

Robert Katz mengelompokkan keterampilan manajemen berupa teknis, hubungan manusia, dan konseptual. Keterampilan teknis adalah merupakan kemampuan menghasilkan produk atau menyediakan jasa. Keterampilan hubungan manusia adalah berkaitan dengan kemampuan berhubungan dan berinteraksi dengan subordinat, anggota kelompok, atasan, dan konsumen atau pelanggan. Keterampilan konseptual adalah kemampuan manajer mengorganisasikan dan mengintegrasikan informasi agar dapat dimengerti lebih baik oleh keseluruhan organisasi.

Henry mintzberg mengelompokkan keterampilan manajemen secara lebih luas. Ia memperluas keterampilan hubungan manusia menjadi kelompok, kepemimpinan dan resolusi konflik, dan keterampilan konseptual menjadi mengolah informasi, membuat keputusan, mengalokasikan sumber daya, kewiraswastaan dan mawas diri.

Empat faktor karir permulaan yang berkaitan dengan sukses menurut Robert Burnaska, yaitu : (1) kemampuan teknis, (2) harapan yang realistis, (3) mempunyai mentor, dan (4) berani menghadapi tugas tantangan.