Akuntansi Manajemen - Manajemen Persediaan

Biaya Persediaan

            Jika persediaan merupakan bahan baku atau barang yang dibeli dari sumber luar, maka biaya yang terkait dengan persediaan tersebut disebut biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Jika bahan baku atau barang diproduksi secara internal, maka biayanya disebut biaya persiapan dan biaya penyimpanan.

Biaya pemesanan adalah biaya-biaya untuk menempatkan dan menerima pesanan. Biaya persiapan atau penyetelan adalah biaya-biaya untuk menyiapkan peralatan dan fasilitas sehingga dapat digunakan untuk memproduksi produk atau komponen tertentu. Biaya penyimpanan adalah biaya-biaya untuk menyimpan persediaan. Biaya habisnya persediaan adalah biaya-biaya yang terjadi karena tidak dapat menyediakan produk ketika diminta oleh pelanggan.

Alasan Tradisional Memiliki Persediaan

            Alasan tradisional untuk menyimpan persediaan :

1.      Untuk menyeimbangkan biaya pemesanan atau persiapan dengan biaya penyimpanan.

2.      Untuk memenuhi permintaan pelanggan.

3.      Untuk menghindari penutupan fasilitas manufaktur akibat :

a.       Kerusakan mesin

b.      Kerusakan komponen

c.       Tidak tersedianya komponen

4.      Untuk meyangga proses produksi yang tidak dapat diandalkan.

5.      Untuk memanfaatkan diskon.

6.      Untuk menghindari kenaikan harga di masa depan.

Kualitas Pesanan Ekonomis (Economic Order Quantity) : Model persediaan Tradisional

Kuantitas pesanan dan Total Biaya Pemesanan dan Penyimpanan. Total biaya pemesanan dan penyimpanan dapat digambarkan melalui persamaan berikut :

                                             TC = PD/Q + CQ/2

                                                   = Biaya pemesanan + Biaya penyimpanan

di mana TC = Total biaya pemesanan dan biaya penyimpanan

              P    =Biaya menempatkan pesanan dan penerimaan pesanan

              D   = Jumlah permintaan tahunan yang diketahui

              Q   = Jumlah unit yang dipesan setiap kali pesanan dilakukan

              C   = Biaya penyimpanan satu unit persediaan selama satu tahun

            Beberapa kuantitas pesanan lainnya mungkin menghasilkan total biaya yang lebih rendah. Tujuannya adalah menentukan kuantitas pesanan yang akan meminimalkan total biaya. Kuantitas pesanan ini disebut kuantitas pesanan ekonomis (EOQ). Model EOQ adalah sebuah contoh dari sistem persediaan yang didorong.

Menghitung EOQ

            Rumus untuk menghitung kuantitas ini dapat dengan mudah diturunkan. Rumusnya adalah :

Q = EOQ = 2PD/C

Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point)

            Titik pemesanan kembali adalah titik waktu di mana sebuah pesanan baru harus dilakukan. Hal ini merupakan fungsi dari EOQ, tenggang waktu, dan tingkat di mana persediaan hampir habis. Tenggang waktu adalah waktu yang diperlukan untuk menerima kuantitas pesanan ekonomis setelah pesanan dilakukan atu persiapan dimulai.

Mengetahui tingkat penggunaan dan tenggang waktu akan memungkinkan kita untuk menghitung titik pemesanan kembali yang memenuhi tujuan berikut :

ROP = Tingkat penggunaan x Tenggang waktu

Ketidakpastian Permintaan dan Titik Pemesanan Kembali. Persediaan pengaman adalah persediaan ekstra yang disimpan sebagai jaminan atas fluktuasi permintaan. Persediaan pengaman dihitung melalui perkalian tenggang waktu dengan selisih antara tingkat penggunaan maksimal dan tingkat rata-rata penggunaan. Dengan keberadaan persediaan pengaman, titik pemesanan kembali dihitung sebagai berikut :

ROP = (Tingkat rata-rata penggunaan x Tenggang waktu) + Persediaan pengaman

EOQ dan Manajemen Persediaan

            Pendekatan tradisonal untuk mengelola persediaan telah dikenal sebagai sistem just-in-case. Dalam beberapa situasi, sistem persediaan just-in-case benar-benar sangat tepat. Model EOQ sangat berguna dalam mengidentifikasi pertukaran optimal antara biaya penyimpanan persediaaan dan biaya persiapan. Model EOQ juga berguna untuk mengatasi masalah yang berkaitan dengan ketidakpastian melalui penggunaan persediaan pengaman.

Manajemen Persediaan JIT

            Manufaktur JIT (just-in-time manufacturing) adalah suatu sistem berdasarkan tarikan permintaan yang membutuhkan barang untuk ditarik melalui sistem oleh permintaan yang ada, bukan didorong ke dalam suatu sistem pada waktu tertentu berdasarkan permintaan yang diantisipasi.

            Pembelian JIT mensyaratkan para pemasok untuk mengirimkan suku cadang dan bahan baku tepat pada waktunya untuk produksi. Hubungan dengan pemasok adalah hal yang sangat penting. Pasokan suku cadang harus dihubungkan dengan produksi, yang mana berhubungan dengan permintaan.

Karakteristik Dasar JIT

Tata Letak Pabrik. Jenis dan efisiensi tata letak pabrik dikelola secara berbeda dalam proses manufaktur JIT. Dalam pekerjaan secara tradisional dan proses manufaktur secara batch, produk dipindahkan dari satu kelompok mesin yang sama ke kelompok mesin yang lainnya. Sel manufaktur terdiri dari mesin-mesin yang dikelompokkan dalam kumpulan, biasanya dalam bentuk setengah lingkaran.

Pengelompokan dan Pemberdayaan Karyawan. Perbedaan struktural utama lainnya antara organisasi JIT dan tradisional berhubungan pada pengelompokan dan tanggung jawab karyawan. Sebagaimana baru saja ditunjukkan, tiap sel dipandang sebagai suatu pabrik mini.

Total Quality Control. Secara sederhana, JIT tidak dapat diimplementasikan tanpa suatu komitmen pada pengendalian kualitas total. TQC pada intinya adalah suatu pengejaran tanpa henti untuk suatu kualitas sempurna, usaha untuk mendapatkan suatu desain produk dan proses manufaktur tanpa cacat.

Ketelusuran Biaya Overhead. Suatu sistem pembiayaan menggunakan tiga metode untuk membebankan biaya pada produk individual : penelusuran langsung, penelusuran penggerak, dan alokasi. Dari ketiga metode, penelusuran langsung adalah yang paling akurat dan, sehingga, lebih disukai daripada dua metode lainnya.

Biaya Persiapan dan Penyimpanan : Pendekatan JIT

            Perbandingan manufaktur JIT dengan tradisional :

JIT	Tradisional
1.      Sistem tarik 2.      Persediaan tidak signifikan 3.      Pemasok kecil 4.      Kontrak pemasok jangka panjang 5.      Struktur selular 6.      Tenaga kerja berkeahlian ganda 7.      Pelayanan terdesentralisasi 8.      Keterlibatan karyawan tinggi 9.      Gaya manajemen memfasilitasi 10.  Pengendalian kualitas total 11.  Dominasi penelusuran langsung (perhitungan biaya produk)	1.      Sistem dorong 2.      Persediaan signifikan 3.      Pemasok besar 4.      Kontrak pemasok jangka pendek 5.      Struktur departemental 6.      Tenaga kerja terspesialisasi 7.      Pelayanan tersentralisasi 8.      Keterlibatan karyawan rendah 9.      Gaya manajemen mengawasi 10.  Tingkat kualitas yang dapat diterima 11.  Dominasi penelusuran penggerak (perhitungan biaya produk)

Kontrak Jangka Panjang, Pengisian Kembali yang Berkelanjutan, Pertukaran Data Elektronik dan JIT II. Dengan pengisian kembali berkelanjutan, pembuat barang mengambil alih fungsi manajemen persediaan pengecer. Pembuat barang memberitahu pengecer kapan dan berapa banyak persediaan yang harus dipesan kembali.

            Pertukaran data elektronik adalah suatu bentuk awal dari perdagangan elektronik yang pada intinya adalah suatu metode terotomatisasi dari pengiriman informasi dari komputer ke komputer.Pengaturan bersama sering didukung dengan kontrak terbuka, jangka panjang yang dianggap sebagai suatu kontrak abadi. Kontrak abadi tidak memiliki tanggal berakhir, tidak membutuhkan penawaran ulang, sehingga menurunkan resiko permintaan bagi pemasok.

Kinerja Jatuh Tempo : Solusi JIT

            Kinerja jatuh tempo adalah ukuran kemampuan perusahaan untuk menanggapi kebutuhan pelanggan. Sistem JIT memecahkan maslah kinerja jatuh tempo bukan dengan menimbun persediaan, tetapi dengan mengurangi tenggang waktu secara dramatis.

Menghindari Penghentian Produksi dan Keandalan Proses : Pendekatan JIT

            Kebanyakan penghentian produksi terjadi karena salah satu dari tiga alasan : kegagalan mesin, kecacatan bahan baku atau subperakitan, dan ketidaktersediaan bahan baku atau subperakitan. Memiliki persediaan adalah suatu solusi tradisional atas semua masalah tersebut.

Pemeliharaan Pencegahan Total. Kegagalan mesin nol adalah tujuan pemeliharaan pencegahan total. Dengan memberikan perhatian lebih pada pemeliharaan pencegahan, sebagian besar kegagalan mesin dapat dihindari.

Sistem Kanban. Untuk menjamin bahwa komponen atau bahan baku tersedia ketika dibutuhkan, digunakan sebuah sistem yang disebut sistem kanban. Ini adalah sebuah sistem informasi yang mengendalikan produksi melalui penggunaan tanda atau kartu. Kanban penarikan merinci kuantitas proses berikutnya yang harus ditarik dari proses sebelumnya. Kanban produksi merinci kualitas yang harus diproduksi oleh proses sebelumnya. Kanban pemasok digunakan untuk memberitahukan pemasok agar menyerahkan lebih banyak komponen; dan juga merinci komponen tersebut dibutuhkan.

Diskon dan Kenaikan Harga : Pembelian JIT versus Menyimpan Persediaan

            Secara tradisional, persediaan disimpan sehingga perusahaan dapat mengambil keuntungan diskon kuantitas dan melindungi diri dari kenaikan harga di masa mendatang atas barang yang dibeli. Tujuannya adalah untuk menurunkan biaya persediaan. Sistem JIT mencapai tujuan yang sama tanpa harus menyimpan persediaan. Solusi JIT adalah menegosiasikan kontrak jangka panjang dengan sejumlah kecil pemasok terpilih yang berlokasi sedekat mungkin dengan fasilitas produksi dan membangun keterbatasan pemasok secara lebih intensif.

Keterbatasan JIT                                               

            JIT bukan merupakan pendekatan yang dapat dibeli dan diterapkan dengan hasil segera. Implementasinya merupakan proses evolusioner, bukan revolusioner. Di sini dibutuhkan kesabaran. JIT sering kali disebut sebagai program penyederhanaan – namun ini bukan berarti ia mudah atau sederhana untuk diterapkan.

            Pekerja juga dapat terpengaruh oleh JIT. Dari studi yang dilakukan terlihat bahwa pengurangan dan peyangga persediaan secara tajam dapat menyebabkan arus kerja yang terpecah dan tingkat stress yang tinggi diantara para pekerja produksi. Kekurangan yang paling menonjol dari JIT adalah tidak adanya persediaan untuk menyangga berhentinya produksi. Pilihan lain, yang mungkin sebagai pendekatan pelengkap, adalah teori kendala (TOC).

Teori Kendala

            Setiap perusahaan menghadapi sumber daya yang terbatas dan permintaan yang terbatas atas setiap produk. Keterbatasan-keterbatasn ini disebut kendala.

Konsep Dasar

            TOC memfokuskan pada tiga             ukuran kinerja organisasi : throughput, persediaan, dan beban operasi. Throughput adalah tingkat di mana suatu organisasi menghasilkan uang melalui penjualan. Dalam istilah operasional, throughput adalah selisih antara pendapatn penjualan dan biaya variabel tingkat unit seperti bahan baku dan listrik. Persediaan adalah seluruh uang yang dikeluarkan organisasi dalam mengubah bahan baku menjadi throughput. Beban operasi disefinisikan sebagai seluruh uang yang dikeluarkan organisasi untuk mengubah persediaan menjadi throughput.

Produk yang Lebih Baik. Produk yang lebih baik berarti kualitas yang lebih tinggi. Hal ini juga berarti bahwa perusahaan mampu memperbaiki produk dan menyediakan produk yang sudah diperbaiki tersebut secara cepat ke pasar.

Harga yang Lebih Rendah. Persediaan yang rendah akan mengurangi biaya penyimpanan, biaya investasi per unit, dan beban operasi lainnya seperti lembur dan beban pengiriman khusus. Harga yang lebih rendah atau margin produk yang lebih tinggi dapat saja terjadi jika kondisi kompetitif tidak memerlukan pemotongan harga.

Daya Tanggap. Tingkat persediaan menandakan kemampuan perusahaan untuk merespon. Tingkat yang tinggi secara relatif terhadap pesaing akan mengakibatkan kelemahan kompetitif. Dengan kata lain, TOC menekankan pengurangan persediaan dengan mengurangi teggang waktu.

Langkah-langkah TOC.

            Teori kendala menggunakan lima langkah untuk mencapai tujuan memperbaiki kinerja organisasi :

1.      Mengidentifikasi kendala(-kendala) perusahaan.

2.      Mengeksploitasi kendala(-kendala) yang mengikat.

3.      Mensubordinasi apa saja yang lain dari keputusan yang dibuat pada langkah 2.

4.      Mengangkat kendala(-kendala) yang mengikat.

5.      Mengulangi proses.